Datenschutzordnung

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Geschrieben von Super User
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Datenschutzordnung Präambe

 
Der Turnverein Ohlsbach 1930 e.V. (TV Ohlsbach) verarbeitet in vielfacher Weise personenbezogene Daten (z.B. im Rahmen der Vereinsverwaltung, der Organisation des Sportbetriebs, der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins). Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt sich der Verein die nachfolgende Datenschutzordnung. 
 
Im Interesse einer besseren Lesbarkeit wird nicht ausdrücklich in geschlechtsspezifischen Personenbezeichnungen differenziert. Die gewählte männliche Form schließt eine adäquate weibliche Form gleichberechtigt ein.
 
§ 1 Allgemeines 
 
Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten u.a. von Mitgliedern, Teilnehmerinnen und Teilnehmern am Sport- und Kursbetrieb und Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowohl automatisiert in EDV-Anlagen als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem, z.B. in Form von ausgedruckten Listen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Internet veröffentlicht und an Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt. In all diesen Fällen ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzordnung durch alle Personen im Verein, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten. 
 
§ 2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder und Teilnehmer bei Wettkämpfen und Veranstaltungen
 
1. Der Verein verarbeitet die Daten unterschiedlicher Kategorien von Personen oder Mitgliedsvereinen, um den Vereinszweck zu erfüllen.
 
2. Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses und zur Ausführung des Sportbetriebes (Wettkämpfe, Veranstaltungen, Lehrgänge) verarbeitet der Verein insbesondere die folgenden Daten der Mitglieder: Geschlecht, Vorname, Nachname, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Geburtsdatum, Datum des Vereinsbeitritts, Abteilungs- und ggf. Mannschaftszugehörigkeit, Bankverbindung, ggf. die Namen und Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter, Telefonnummern und E-Mail-Adressen, ggf. Funktion im Verein, ggf. Haushalts- und Familienzugehörigkeit. 
 
3. Im Rahmen der Zugehörigkeit zu den Verbänden, deren Sportarten im Verein betrieben werden, werden personenbezogene Daten der Mitglieder an diese weitergeleitet.
 
§ 3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit 
 
1. Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten werden personenbezogene Daten in Aushängen, Vereinsschriften, im örtlichen Verkündungsblatt und in Internetauftritten veröffentlicht und an die Presse weitergegeben. 
 
2. Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen stammen: Teilnehmer an sportlichen Veranstaltungen, Mannschaftsaufstellung, Ergebnisse, Torschützen, Alter oder Geburtsjahrgang. 
 
3. Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen. 
 
4. Auf der Internetseite des Vereins werden die Daten der Mitglieder des Vorstands, der Fachwarte und der zuständigen Verantwortlichen mit Vorname, Nachname, Funktion und vereinseigener E-Mail-Adresse veröffentlicht. 
 
§ 4 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein 
 
Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach § 26 BGB. Funktional kann der Vorstand einen Datenschutzbeauftragten ernennen.  Der Datenschutzbeauftragte stellt sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO geführt und die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt werden. Er ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig. 
 
§ 5 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen 
 
1. Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den jeweiligen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Verein (z.B. Vorstandsmitgliedern, Übungsleiter, Abteilungsleiter, Wettkampfleiter und Kampfrichter) insoweit zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten. 
 
2. Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe. 
 
3. Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z.B. um die Einberufung einer Mitgliederversammlung im Rahmen des Minderheitenbegehrens zu beantragen), stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das Mitglied, welches das Minderheitenbegehren initiiert, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden. 
 
§ 6 Kommunikation per E-Mail 
 
Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail untereinander stehen und/oder deren private E-Mail-Accounts verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als „bcc“ zu versenden. 
 
§ 7 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit 
 
Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Verein, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben (z.B. Mitglieder des Vorstands, Fachwarte und Kampfrichter), sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten. 
 
§ 8 Datenschutzbeauftragter 
 
Wenn im Verein in der Regel mindestens 10 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, hat der Verein einen Datenschutzbeauftragten zu benennen. Die Auswahl und Benennung obliegt dem Vorstand nach § 26 BGB. Der Vorstand hat sicherzustellen, dass die benannte Person über die erforderliche Fachkunde verfügt. Vorrangig ist ein interner Datenschutzbeauftragter zu benennen. Ist aus den Reihen der Mitgliedschaft keine Person bereit, diese Funktion im Rahmen eines Ehrenamtes zu übernehmen, hat der Vorstand nach § 26 BGB einen externen Datenschutzbeauftragten auf der Basis eines Dienstvertrages zu beauftragen. 
 
§ 9 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten 
 
1. Der Verein unterhält zentrale Auftritte für den Gesamtverein. Die Einrichtung und Unterhaltung von Auftritten im Internet obliegt der mit der Gestaltung und Pflege beauftragten Person (Administrator). Änderungen dürfen ausschließlich durch den 1. Vorsitzenden oder den Administrator vorgenommen werden. 
 
2. Der Administrator ist für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit OnlineAuftritten verantwortlich. 
 
§ 10 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung 
 
1. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Vereins dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder –weitergabe ist untersagt. 
 
2. Die Haftung sowie die Ahndung von Verstößen gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen richten sich nach der DSGVO. 
 
§ 11 Inkrafttreten 
 
Diese Datenschutzordnung wurde durch den Vorstand am 08.01.2019, durch den Turnrat am 02.05.2019 beschlossen und durch die Mitglieder in er Jahreshauptversammlung am 10.05.2019 bestätigt. Die Ordnung tritt mit Veröffentlichung auf der Homepage des Vereins in Kraft.
 
 
 
Gez. Joachim Stolzer Vorsitzender Turnverein Ohlsbach 1930 e.V.